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如何提高工作效率?

企业管理 2020-06-16 30 0


为什么工作总是做不完?

为什么本周计划迟迟完不成?

为什么总是需要加班?

为什么时间总是不够用?


相信很多学生和上班族都被上述几个问题所困扰。明明每天都十分忙碌,简直连喝一口水的时间都没有,但却总是疲于奔命,干不完工作,抓不住时间。而反观身边那些拥有高效率的人,则总是气定神闲,轻松优雅,工作娱乐两不误。


而高效并非是天生的,换言之,每一个高效人士,都拥有科学利用时间的秘诀。


那么,这些秘诀是什么呢?


01

做好准备


想要进行高效的时间管理,做好准备是第一步(某种意义上也是最重要的一步)。时间管理的本质就是“同时间赛跑”,若想要赢在起跑线上,你就一定要做好充足的、全方位的准备。


首先,一定要坚定决心,做到自律。这是进行时间管理的基础。你也许会担心自己不够自律——毕竟我们大部分人都有把暑假作业拖到最后一天和上班摸鱼的经历。但其实,完全不需要有心理压力,因为自律是可以被逐渐训练出来的。如果你觉得自己的自律能力很弱,那么不妨在日常生活中刻意地进行训练,训练的方法也很简单,就是时常给自己设定一些小目标并达成它们,比如睡前不玩手机、锻炼半小时、阅读一篇文章等等。长此以往,你的自律能力就会得到极大的提升。


其次,要为自己设定目标。设定目标可以让一个人变得更具思考力、更专注,切实地集中精神、提高工作效率。其实,你可能已经注意到了,目标就像导航一样,可以指引我们前进。


02

养成习惯


想要成为高效人士,培养科学的用时习惯也十分重要。比如凡事提前十分钟和每天写反思总结日记。


凡事提前十分钟是一项极容易操作又能获得极大收益的习惯。首先,养成这个习惯可以帮你在工作、生活中的各项事务中减压。仅仅是短短的十分钟,就可以帮你免除匆忙与焦虑,从容不迫地做好每一件事的事前准备(特别是赴约和参会)。


写反思总结日记则是要在一天的工作结束后进行的。通过反思与总结,你可以梳理当天所做的事情,在发觉问题的同时,把你的注意力转到当天那些积极的事件和情绪中去。这二者都有助于提升你第二天的工作效率。同事,你还可以为明天做一下计划与畅想:明天该如何做得更好?明天最重要的目标是什么?


而有一个习惯则是万万不能有的,那就是拖延症。拖延症是高效的大敌——当我们拖延的时候,时间总是过得飞快,经常是一回过神来一个小时就已经过去了。那么,如何发现自己已经在拖延了呢?一般来说,拖延症会有如下几个表象:你正在回避应该做的事情;你把某件需要动脑处理,事情推到了一边,下意识地不去思考解决方法;你正在做一些现在不需要做的事情。


一般来说,在进入“拖延状态”时,你的内心会产生一些自我安慰的理由,如:“我太累了”“我现在没有时间”“今天太晚了”等等。拖延的本质是恐惧,而克服恐惧最好的办法就是直面它:直接去行动!


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03

重建心态


你也许会觉得,时间管理和心态没有什么关系。其实不然,大多数做不到时间管理的人,首先是因为他们的心态已经“崩塌”了,在潜意识里已经默认了“我就是做不好时间管理”“我的时间就是不够用”。在这种心态下,必然是事倍功半的。所以,如果你长时间做不好时间管理的话,就要考虑是不是要重建心态了。


重建心态的第一步是坚定信念和调动想象力。坚定信念是指,你一定要从思想源头上改变摒弃掉“时间不够用”的念头,这个念头会在不知不觉间拖你的后腿,因为你会下意识地慌乱、沮丧,在不知不觉中自暴自弃。而反之,一旦你开始相信你有足够的时间,那么你做事情的状态和心态就会变得正向,效率也会快速提高。


除了“时间不够用”之外,还有几个类似的负面心态,如“我总是有干不完的工作”和“我总是不能暗示完成工作”等等,同样是时间管理的大敌。


调动想象力其实更接近于“赋能”。本质上讲,我们工作时的动力,其实都是来源于想象力——想象力催生正向情绪,正向情绪带来动力。调动想象力的方法也很简单,就是去畅想目标完成后的惬意与放松,以及其能带来的回报。根据科学家的研究,人们在周五的工作效率是最高的,这是因为即将迎来双休日,人们在工作时,不知不觉地便调动了自己的想象力,畅想了下班后的娱乐活动和两天的美好生活,而这种正向情绪,便带来了远超平常的动力。


个体的情绪投入的越多,它所带来的影响就越大。而我们要做的,就是要控制这种“赋能”。这不是一蹴而就的,但你一定要持之以恒地进行训练。


04

掌握窍门


在进行了上文所讲解的三个步骤后,相信你的时间管理能力已经有了很大的提升。这时候,再掌握一些利用时间的窍门的话,就可以达到事半功倍的效果。


首先,是要学会科学地努力和投入时间,千万不要“在疲倦的时候选择继续”。投入时间和浪费时间看似天差地别,实则仅一线之隔。举个例子,马拉松选手在比赛时,并非是一口气跑到终点的,他们会在沿途进行休息,补充能量;较短距离的长跑选手也不是一开始就猛然发力,而是有急有缓,交替进行。而“沿途休息”和“有急有缓”正是利用时间的窍门。科学地、有节奏地进行休息,会让你精力充沛,完成更多的工作。


其次则是对工作时间进行“深度管理”,也就是将工作时间和常规工作内容进行细化和程式化,形成固定的模式与套路,这样可以大大优化你的工作时间。


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