项目管理的闭环思维!

行业资讯 2021-06-09 54 0

说到闭环,想必大家都不陌生,不管是学习活动还是生产活动,闭环思维都备受推崇。在项目管理中,闭环思维也是降低风险和提高效率的有效方法之一。按照闭环的定义,闭环指的是将系统输出量的测量值与所期望的给定值相比较,由此产生一个偏差信号,利用此偏差信号进行调节控制,使输出值尽量接近于期望值,因此,闭环也叫“反馈控制系统”。简单理解即是将期望与实际结果相比较,并用比较得出的偏差来指导下一轮工作。


在VUCA(Volatility、Uncertainty、Complexity、Ambiguity)时代,项目具有易变性、不确定性、复杂性和模糊性,有诸多因素影响着项目的成功,如果不对项目中的偏差加以控制和调节,项目管理的交付质量和速度就得不到保障,闭环思维就是运用科学的方法对项目管理环节和数据进行监控,并根据反馈结果,对项目管理流程和计划进行调整,从而保证项目按时交付。


闭环思维的关键——反馈


从闭环的概念中,我们可以提炼出两个关键词:偏差和反馈。


在项目管理中,偏差是指项目各要素计划与理论之间的偏差,包括资源、费用、工时等方面。在理论的项目管理环境中,项目不可能完好按照计划中止,发作偏离也是家常便饭,因此我们做项目不能仅仅关注项目的启动和计划,关于项目在各个阶段的理论情况也需求及时控制。


至于反馈,则是捕捉到项目计划和理论之间的倾向后的分析和应对环节。项目管理人员在项目运转过程中对项目中止监控和管理,经过对相关项的倾向分析,发现、预测、分析项目过程中可能存在的风险或瓶颈,提早规避风险,或者提早做好应对战略,让项目不断处于可控状态。


发现倾偏差并及时反馈,这正是项目经理的工作重点,也是项目管理中最难的环节。往常大部分项目都有周期长、变卦多、时间紧迫的特性,项目经理需求花大量的时间在检查上,假设没有科学的闭环流程或模型,项目经理将很难从项目的倾向中得到有效反响,更不要说去分析、处置可能存在的问题。


项目管理如何实现闭环?


项目管理过程中,效率和质量尤为重要,这就要求项目经理熟悉项目管理流程规范和高效的数据反馈系统,用科学的工具辅助管理,找到最适合项目的闭环模型。


常见的项目管理闭环模型


项目五大过程组:项目的全生命周期一般按照项目的启动、规划、执行、监控和收尾五大过程组运行,这一过程的监控环节其实就是一个闭环。项目在计划和执行的环节,通过监控来发现计划和实际的偏差,并根据反馈的结果修正,直到收尾后退出该循环。


PDCA循环,包括4个阶段即Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)、Act(处理),在项目全生命周期内,项目的每个环节、每个步骤都可以按照这一顺序进行管理,且每一次循环都是相较于前一次循环的进步,不断地对项目各个环节进行偏差修正,可以减少变更带来的负面影响,保质、保量地完成项目。


用项目管理工具实现项目的闭环管理


前面提到的两个闭环模型都是方法论层面的,在实际的项目管理实践中,能够最直观体现项目计划和实际之间偏差的就是信息数据,而信息数据需要有一套专业的项目管理工具采集,将项目管理的各个要素进行信息化、数字化处理,再进行统计分析,计算出计划与实际结果的偏差,并反馈给管理者,使项目计划调整更加易于操作和控制,从而指导项目管理的闭环管理。


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